Richtig abrechnen: Wie du als Freiberufler deine Finanzen im Griff hast

Finanzen Freiberufler

Wenn du dir dein Business als freier Journalist, Online-Redakteur oder Texter gerade erst aufbaust, ist es extrem hilfreich, wenn du von Anfang an ein gut durchdachtes System für deine Buchhaltung entwickelst. Ich hatte beim Start ins Leben als Freiberuflerin überhaupt keine Ahnung, wie die ganze Sache mit den Steuern, Rechnungen, der Umsatzsteuer und den Betriebsausgaben funktioniert. Nach ein paar Jahren habe ich mir inzwischen einiges an Wissen und Routine erarbeitet – aber oft genug saß ich stundenlang vor dem Laptop und ergoogelte mir halbseidenes Buchhaltungswissen. Das muss wirklich nicht sein. Denn diese Zeit solltest du besser in deine „richtige“ Arbeit investieren. Also die, von der du deine Miete bezahlen kannst.

Ein sinnvolles Programm für die Buchhaltung nutzen

Ich habe mich genau ein Mal für meine Steuererklärung mit Elster online befasst. Und ich habe es nicht begriffen. Und ehrlich, ich verstehe neue Programme eigentlich ziemlich schnell. Also suchte ich nach einer Steuersoftware, die auch auf meinem MacBook funktioniert. Inzwischen kannst du Elster online wohl via Chrome auch auf dem Mac nutzen, als ich das vor ein paar Jahren versuchte, gab es diese Option nicht und ich musste mir dafür Windows auf meinem Laptop installieren (was schon viel über die Nutzfreundlichkeit von Elster online aussagt, oder?).

Auf mehreren Seiten wurde mir als Mac-User die SteuerSparErklärung für MAC* empfohlen. Das Programm ist recht übersichtlich gestaltet, ich konnte während des laufenden Jahres schon stetig Einnahmen und Ausgaben in die Gewinnerfassung eintragen und hatte so weniger Aufwand zum Jahresende. Um meine Einnahmen im Überblick zu haben und damit auch säumige Auftraggeber auszumachen, erstellte ich zusätzlich eine Tabelle in Excel, in die ich alle Einnahmen mit dem Rechnungsdatum und dem Zahlungseingang auf meinem Konto notierte. Auch das half beim Jahresabschluss als Übersicht ungemein. Und auch für die Umsatzsteuervoranmeldung kannst du sofort sehen, welche Beträge du für diese Erklärung angeben musst.

Zu diesem Zeitpunkt machte ich meine Steuererklärung jedes Jahr selbst und ließ vor Abgabe der Erklärung noch einen Steuerberater drüber gucken. Das sparte mir sehr viel Geld, da dieser Termin nur rund eine Stunde dauerte und entsprechend günstig war.

Buchhaltung online: das papierlose Büro

Ich fuhr die letzten Jahre mit meinem Buchhaltungssystem ganz gut, aber es nahm noch sehr viel Zeit in Anspruch. Abgesehen von dem Aufwand, den ich am Jahresende für das Sichten, Abheften und Verrechnen aller Belege benötigte, musste ich zu Beginn jeden Monats eine Umsatzsteuervoranmeldung machen. Außerdem hatte ich zwar eine Rechnungsvorlage. Da ich von Tabellenkalkulation aber keine Ahnung habe, musste ich alles auf meinen Rechnungen selbst ausrechnen. Das war alles sehr zeitfressend und ging mir oft auf die Nerven, da sich auch Fehler einschlichen.

Ende letzten Jahres saß ich wieder über meinen Belegen, fluchte viel und dachte, dass ich mit dem ganzen Papierkram eigentlich nichts mehr zu tun haben möchte. Alles einfach an eine Steuerkanzlei zu geben, kam für mich aber auch nicht in Frage, da ich nicht alles aus der Hand geben wollte. Nach einer längeren Recherche im Internet bin ich auf Fastbill* gestoßen. Hier kannst du in anpassbare Rechnungsvorlagen direkt Honorare eintragen und die Rechnung als PDF aus Fastbill heraus per E-Mail oder auf dem Postweg verschicken. Außerdem kannst du Belege jedweder Art, also Telefonrechnungen, Bewirtungskosten oder Druckkosten einscannen und in deinem Account erfassen oder per Smartphone-App abfotografieren. Die Texterkennung erfasst Vieles selbstständig, ansonsten trägst du die Daten selbst ein und kannst schon nach kurzer Zeit sehr übersichtlich in deinen „Finanzen“ sehen, wie viele Einnahmen welchen Ausgaben gegenüberstehen. Also auch, ob du wirtschaftlich arbeitest und welches voraussichtliche Arbeitseinkommen du der Künstlersozialkasse mitteilen solltest. Ist einer deiner Kunden mit der Bezahlung einer Rechnung im Rückstand, siehst du das in deinem „Dashboard“ und kannst aus Fastbill heraus eine Zahlungserinnerung oder Mahnung schreiben.

Für mich ist es eine sehr praktisch Online-Software, die ich kombiniert mit einem Online-Steuerbüro nutze. Der Steuerberater hat einen eigenen Zugang zu meinem Account und kann sich genau die Daten und digitalen Belege herunterladen, die er braucht. Die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung und den Jahresabschluss habe ich jetzt an das Online-Steuerbüro abgegeben. Wenn das gut funktioniert, gebe ich vielleicht auch die komplette Steuererklärung für dieses Jahr ab. Die Zeit, die ich so spare, investiere ich lieber in Arbeit, sodass ich am Ende trotz der Kosten für Fastbill und das Online-Steuerbüro unterm Strich ein Plus mache. Und die Nerven, die mich der Buchhaltungskram vorher gekostet hat, sind ja sowieso nicht mit Geld aufzuwiegen.

Wie regelst du das mit deiner Buchhaltung? Welches Programm nutzt du und setzt du auf analoge Buchhaltung (also auf Papier) oder funktioniert bei dir alles digital? Ab damit in die Kommentare!

*Affiliate Link

Ein Gedanke zu “Richtig abrechnen: Wie du als Freiberufler deine Finanzen im Griff hast

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.


*